Primele colecții de carte ale bibliotecii au fost constituite în scopul susținerii cercetării științifice și au reprezentat dublete din fondurile Bibliotecii Academiei Române din București. Acestora li s-au adăugat de-a lungul anilor publicații achiziționate din fonduri bugetare, donații, alte transferuri de la Biblioteca Academiei, cărții intrate prin schimb intern sau internaţional.
Colecțiile de carte curentă se găsesc în două depozite, unde sunt organizate pe criteriul formatului și în sala de lectură a bibliotecii. O parte din fondurile de carte aflate în sala de lectură sunt grupate pe materii, formând cabinetele de lucru. O altă parte alcătuiesc o frumoasă colecție cu lucrări de referința. De asemenea, în sala de lectură se păstrează donații particulare, ce formează veritabile colecții specializate.
Activitățile din cadrul Colecțiilor de Carte Curentă:
1. Dezvoltarea colecțiilor de publicații neperiodice prin achiziții, donații, schimb:
- Consultarea permanentă a cataloagelor editoriale, a site-urilor specializate în vederea selectării noutăților editoriale;
- Realizarea listelor cu publicații editoriale noi pentru a fi supuse aprobării;
- Întocmirea referatelor pentru achiziția publicațiilor neperiodice;
- Preluarea publicațiilor și gestionarea lor pe parcursul etapelor de prelucrare;
- Pregătirea listelor de intrare a publicațiilor venite în bibliotecă fără acte însoțitoare sau a celor care sunt supuse evaluării;
2. Evidența publicațiilor neperiodice
- Preluarea documentele de intrare cu numărul din RMF atribuit;
- Aranjarea publicațiile pe formate și etichetarea lor;
- Aplicarea stampilei de cotă și de inventar, aplicarea etichetei cu cod de bare;
- Stabilirea cotelor cărților în funcție de destinația lor: Depozit sau S.L.
- Trecerea cotei și inventarului pe pagina de titlu și în interiorul volumului pentru identificare;
- Înregistrarea în inventar a tuturor cărților potrivit regulilor;
- Ţinerea evidenței completărilor de colecție;
- Ţinerea evidenței cotelor pe formate;
- Completarea registrul topografic al Sălii de lectură;
- Ţinerea evidenței, numeric și valoric, pe an calendaristic, a cărților înregistrate;
3. Evidența publicățiilor în Aleph 500
- Verificarea existenței publicăției în baza de date;
- Alegerea numărului de sistem la care se va atașa item-ul;
- Descrierea sumară a publicațiilor noi în modulul de achiziție;
- Crearea unui nou item în care se completează: numărul de inventar, cotă, preţ, nr. R.M.F.
- Printarea proceselor verbale sau a listelor de publicații pe furnizori;
- Extragerea şi tipărirea Registrului Inventar.
4. Catalogarea are în vedere descrierea bibliografică a documentului după reguli și norme prestabilite, stabilirea elementelor specifice, care dau intrarea în catalog și determinarea elementelor de identificare a documentului prin mijloace specifice cerute de procesul de automatizare. Descrierea catalografică se face în formatul UNIMARC și în sistemul integrat de bibliotecă Aleph500, versiunea 20.01. Descrierile catalografice informatizate ale documentelor de bibliotecă se reunesc în catalogul on-line. Față de cataloagele tradiționale, acesta facilitează regăsirea informației, pe baza cheilor multiple de căutare.
- redactarea descrierilor bibliografice ale documentelor de bibliotecă în conformitate cu normele de descriere bibliografică standardizate;
- căutare de informații bibliografice complementare;
- controlul continuu al calității bazei de date a bibliotecii;
- activitate de consultanţă și cooperare cu alte servicii sau filiale din bibliotecă;
- actualizarea permanentă a aplicării standardelor de catalogare în concordanţă cu soft-urile utilizate.
5. Clasificarea de bibliotecă constă în atribuirea unui indice numeric subiectului unei publicații și are în vedere întocmirea cataloagelor sistematice ale bibliotecii, gruparea publicațiilor pe domenii științifice, după subiectul abordat. Clasificarea documentelor de bibliotecă este o practică veche, care, odată cu informatizarea bibliotecii, coexistă cu indexarea.
6. Indexarea urmărește explicarea conținutului unei publicații printr-un set de termeni, concepte unice care constituie un vocabular controlat. Într-o fază superioară de prelucrare, acesta se transformă în tezaur. Operațiunea de indexare constă în analiza conținutului documentelor, stabilirea conceptelor care îl definesc și traducerea acestora din limbaj natural în limbaj de indexare.
- prelucrarea curentă a documentelor;
- stabilirea și definirea subiectului/subiectelor documentelor;
- traducerea subiectelor din limbaj natural în limbaj specific de indexare;
- însușirea și aplicarea principiilor de formare a subiectelor controlate: tematice, geografice, de persoana etc.;
- cercetarea indicilor de clasificare și a listelor controlate de subiecte pentru determinarea lor;
- structurarea indicilor de clasificare și stabilirea relațiilor dintre ei;
- prelucrarea documentelor neindexate aflate în fondurile bibliotecii;
- actualizări ale descriptorilor de subiect și ale indicilor CZU;
- verificări și actualizări ale indexării lucrărilor unui autor, lucrărilor cu același titlu (ediții, limbi de publicare diferite etc.);
- scanarea selectivă a cuprinsului documentelor cu conținut complex;
- activitate de cercetare-documentare în scopul formării continue.